2026年5月7日
約1,200台の契約管理をどう効率化したのか
― 保管場所発行等の駐車場管理業務をTomemiruで約9割削減 ―
株式会社オープンハウスグループ 様
（ご担当者写真：左から 管理本部 総務部 課長 会見様、管理本部 総務部 鈴木様）
株式会社オープンハウスグループ
戸建関連事業を中心に、マンション事業、収益不動産事業、アメリカ不動産事業、さらに住まいや暮らしに関連する各種サービスを展開する総合不動産会社。首都圏に加え、名古屋・関西・福岡圏へと事業を拡大、さらに近年は、地域共創のための活動や、環境保全活動にも力をいれています。
課題約1,200台の車両管理が属人化。繁忙期には管理業務以外の仕事ができないほど逼迫。
解決煩雑な電話対応や書類手続きをデジタル化。管理会社との多種多様な連絡業務をTomemiruへ集約。
- 効果：繁忙期の事務工数を体感で約9割削減
導入の背景：約1,200台規模の車両管理を支える体制の再構築
――まずは、現在の車両管理の規模について教えてください。
鈴木様： 当社では事業の拡大に伴い、管理する車両台数が約1,200台にまで達しています。これまでは総務部で長年培ってきたノウハウを活かして管理してきましたが、この規模を維持しながら成長スピードに対応するための体制見直しが必要となっていました。
――膨大な車両台数ですね。それだけの台数を管理していると、様々な駐車場関連業務が発生するのではないでしょうか。
鈴木様： はい。特に毎年3月の車両入れ替え時期が最大の山場です。2026年3月は、約150台の入れ替えに加え、新卒採用や新拠点開設に伴う新規営業車両手配が約100台発生します。この時期だけで「保管場所使用承諾証明書（車庫証明書）」の発行依頼が約100枚にのぼり、以前は1月から3月にかけて、一日の大半を駐車場関連業務に費やす状況でした。
導入前の課題：アナログ対応の限界と属人化の解消
――一日の大半が駐車場管理業務に…。具体的にはどのような業務が負担となっていたのですか？
鈴木様： 特に車庫証明書の発行手続きですね。約1,000区画の駐車場を管理していましたが、管理会社様ごとに電話、メール、FAXなど連絡手段が異なり、過去の経緯を把握している担当者であってもスムーズに進まない場面が多くありました。
会見様： また、その費用に対する振込作業は当然各社様ごとに個別で対応しなければならず、この承認・支払事務だけでも相当な工数を奪われていたのが実情です。
――外部との連絡だけでなく、内部の事務手続きも膨大だったということですね。では、体制面ではどのようなリスクを感じていましたか？
鈴木様： 業務の属人化です。アルバイトの方に業務をお願いしても、業務が集中する時期に私が不在になると状況が誰にも分からなくなるというリスクがありました。
導入のきっかけと決め手：高度な「物件調査力」と「伴走姿勢」
――そうした限界を感じる中で、Tomemiruを知ったきっかけは何だったのでしょうか。
鈴木様： 2025年の繁忙期を経て、管理体制の限界を感じていたタイミングでした。情報の整理が追いつかず、かつ迅速な対応が求められる中で、タイミングよくお電話をいただいたのがきっかけです。
――まさに「渡りに船」のタイミングだったのですね。数あるサービスの中で、最終的にTomemiruを選ばれた決め手を教えてください。
会見様： 最大の要因は、当社のニーズに対する「物件の調査力」です。当社の営業拠点は駅に近いエリアが多く、周辺の駐車場確保には高い専門性と情報量が求められます。Tomemiru（アズーム社）は、そうした難易度の高いエリアでの物件調査力が非常に優れており、当社のニーズに最も合致していました。
鈴木様： 加えて、営業担当の後藤さんの伴走姿勢ですね。営業時間外でも拠点ごとの詳細な物件リストを迅速に提案してくれるなど、当社のスピード感に真摯に寄り添ってくれました。その姿を見て「ここなら安心してお任せできる」と確信しました。
導入後の変化：業務の約9割を効率化し、価値ある「企画業務」へ
――物件調査力と熱意が決め手だったのですね。実際に導入されてみて、現場の負担はどのように変化しましたか？
鈴木様： 今まさに繁忙期を迎えていますが、体感で約9割方の事務作業を削減できています。以前は駐車場探しから契約、書類準備まで非常にタイトなスケジュールでしたが、現在は連絡や郵送処理の多くがTomemiruに集約され、劇的に効率化されました。
――約9割削減とは驚異的ですね！普段の業務内容にも変化がありましたか？
会見様： 以前は鈴木に駐車場関連業務が集中しがちでしたが、現在はフローがマニュアル化されたことで、他のスタッフやアルバイトの方とも円滑に業務を分担できるようになりました。その結果、鈴木も企画業務やプロジェクトに時間を割けるようになっています。
今後の展望
――マニュアル化によって業務の標準化が進み、属人化が解消されたのですね。最後に、今後の展望をお聞かせください。
会見様： Tomemiruの導入によって進んだ標準化をさらに徹底し、誰もが対応可能な「属人的でない体制」をより強固にしていきたいと考えています。
鈴木様： 総務の業務負荷は大幅に軽減されましたが、今後は駐車場関連の支払いで連携している経理部の業務負荷も、システム連携等を通じて削減していければと考えています。
――総務から経理へ、会社全体の効率化へ繋げていくということですね。今後とも貴社のさらなる発展に貢献できるよう、密に連携を取りながら全力でご支援させていただきます。本日は貴重なお話をありがとうございました。
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